PSM dành cho người mới (P5)

(PSM - Phần mềm cho việc quản lý thảnh thơi)

Nhiều bạn inbox hỏi Hưng làm PSM ERP giúp giải quyết vấn đề gì. Hỏi nhiều quá Hưng trả lời nhiều kỳ luôn, sau đóng thành sách .

Vâng, từ những câu chuyện có thật …

Làm kho mà không có hệ thống thì mỗi lần xuất hàng y như chơi trò may rủi. Xuất sai mã, nhầm số lượng, thiếu hàng mà không biết chỗ nào sai… rối như mớ bòng bong luôn nè! Nhưng mà có hệ thống rồi, thì mọi thứ rõ ràng, minh bạch, nhanh gọn lẹ nha!

1. Bắt đầu từ yêu cầu xuất kho. Không có yêu cầu, khỏi xuất.

Xuất kho là phải có yêu cầu đàng hoàng, chứ không phải ai thích lấy gì thì lấy. Yêu cầu có thể đến từ đơn hàng sản xuất (cần nguyên vật liệu để may) hoặc vật tư chiến lược (keo, chỉ, giấy – mấy thứ xài chung).

 • Xuất sản xuất – Chuẩn bị nguyên liệu cho chuyền may.

 • Xuất gia công – Chuyển nguyên liệu cho đối tác gia công ngoài.

 • Xuất bán – Giao hàng cho khách.

 • Xuất hoàn trả – Trả hàng lại cho nhà cung cấp do lỗi.

 • Xuất cân đối – Điều chỉnh kho, bù trừ hàng giữa các đơn hàng.

 • Xuất hủy – Hàng lỗi, hàng hư cần tiêu hủy.

…Và, nhiều loại xuất khác.

Nhiều loại xuất kho vậy mà không có hệ thống kiểm soát thì dễ nhầm lắm nha!

2. Dựa vào yêu cầu xuất kho, kho sẽ soạn hàng, kiểm tra số lượng và làm packing list nếu cần. Đặc biệt, nếu là xuất kho nội bộ để luân chuyển giữa các kho, thì không làm thay đổi tổng lượng hàng, nhưng vẫn phải có phiếu vận chuyển nội bộ để theo dõi.

3. Xuất kho cũng là lúc ghi nhận chi phí.

Xuất kho không chỉ là lấy hàng ra, mà còn là ghi nhận chi phí thực tế cho từng đơn hàng.

 • Khi chào bán sản phẩm, doanh nghiệp có thể dự tính chi phí nguyên vật liệu theo mô hình.

 • Nhưng khi xuất kho thực tế, nó phản ánh định mức nguyên vật liệu thực sự đã sử dụng.

 • Nếu xuất nhiều hơn dự tính → cần xem lại định mức của R&D có đang bị tính sai không.

 • Nếu xuất ít hơn → có thể đang tối ưu hóa tốt, hoặc có lỗi trong quá trình sản xuất.

Nếu không có hệ thống, thì khó ai nhớ nổi hàng ngày xuất bao nhiêu, sai sót ở đâu để mà cải tiến đúng không?

4. Xuất kho quét QR code để kiểm soát.

Nhân viên kho sẽ quét yêu cầu xuất kho trước, sau đó quét mã QR code của vật tư. Nếu mã vật tư và số lượng khớp với yêu cầu, thì mới xuất được.

 • Tránh xuất sai mã, sai số lượng – Một khi quét không khớp, hệ thống báo đỏ ngay, không cho xuất.

 • Một mã QR có thể xuất nhiều lần – Nếu là vật tư chiến lược, có thể dùng chung cho nhiều đơn hàng mà vẫn theo dõi được.

Bỏ qua chuyện “chắc là đúng rồi” để cuối cùng xuất sai.

5. Sau khi xuất kho, hệ thống cập nhật tồn kho ngay lập tức. Nhân viên kho có thể xem tồn kho theo nhiều cách:

 • Theo mã hàng – Còn bao nhiêu mét vải, bao nhiêu cuộn chỉ?

 • Theo vật tư của đơn hàng sản xuất – Nguyên vật liệu cho từng đơn hàng còn không?

 • Theo thực xuất của đơn hàng bán – Đã xuất được bao nhiêu hàng cho khách?

 • Theo kho, theo vị trí – Hàng còn ở kệ nào, kho nào?

6. Tồn kho – Không chỉ là con số, mà còn là tài sản.

Tồn kho là tài sản ngắn hạn, quản lý không tốt là chôn vốn.

 • Vòng quay tồn kho ngắn → sản xuất nhanh, giao hàng nhanh, thu tiền nhanh, doanh nghiệp có dòng tiền khỏe.

 • Tồn kho lâu ngày → hàng dễ lỗi thời, chiếm chỗ, gây lãng phí.

 • Định mức hàng tồn kho giúp xác định chi phí tồn kho, lập ngân sách nguyên vật liệu, lên kế hoạch sản xuất.

7. Xuất kho mà không có hệ thống thì dễ bị xuất nhầm, sai sót, mất kiểm soát chi phí. Nhưng có hệ thống thì:

 • Yêu cầu rõ ràng, kiểm tra chặt chẽ, không xuất sai.

 • Tồn kho cập nhật tức thì, không lo thiếu hụt hay dư thừa.

 • Dữ liệu minh bạch, giúp quản lý chính xác chi phí sản xuất và cải thiện hiệu suất.

Công dụng PSM:

1. Lưu trữ kiến thức, trải nghiệm, kinh nghiệm, bí quyết (know-how) doanh nghiệp.

2. Tạo lợi thế cạnh tranh với đầy đủ dữ liệu.

3. Hỗ trợ kiện toàn, mở rộng và tăng trưởng DN.